项目量化管理

Quantitative Management

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实施IT项目量化管理“三化”法-细化、量化、图形化的必要性

2015-8-21  点击率:886
 首先要细化
在制造业和服务业领域经常听说要求实施精细化管理,精细化管理的核心即在于细化。如果没有细化,我们对管理对象的认识可能会失之粗略,因而并不能全面认识事物。更有甚至,在许多类型的工作中因为没有足够的细化粒度,可能会引起人们之间的相互猜疑和不信任。例如最近谈论的一个热点话题就和人们对于政府预算的不完全信任有关,尽管各个国家部委先后公布了自己的预算,但许多人仍然不买账,“怎么会需要那么多预算呀”、“难怪有那么多的公款消费,要不预算怎么用得完呀”等各种质疑声音不绝于耳,其实消除各种误解的方法很简单,即公布政府各部门的细项预算(例如中央部门、省、直辖市等部门所有单笔预算的额度不得高于十万元、地市级等部门的单笔预算的额度不超过一万元),相信届时人们对政府预算的态度就不会那么情绪化,而代之以对具体事实的检验和判断。例如某科研机构花费6247元采购一个128兆内存条的行为会令人匪夷所思(当时的市价介于300元至600元之间),而花费60万元的预算采购978只手表作为会议纪念品同样让人难以理解。在许多情形下,人们对于是非曲直的判断主要取决于足够详细的事实。
如果能将细化要求体现在IT项目管理的各个工作环节中,同样有助于防止IT项目干系人对于项目目标认识的不一致,避免制定不合理的工期目标、费用目标和质量目标等。例如使用软件功能点方法细化软件项目范围、使用WBS方法细化项目任务、使用检查单细化软件评审活动等细化方法均有助于软件项目管理。好在IT项目管理中的“说不清”现象与上述预算领域的“不说清”还是有所区别的,在IT项目管理中实施细化管理并不会必然触及到某些人的切身利益。相反,在IT项目中引入细化方法可以使得参与方之间更容易建立互信、达成共识。
基于以上考虑,在IT项目管理中引入细化管理是IT项目量化管理的基本前提。如果没有细化作为基本前提,那么量化结果可能很难取信于人。
其次要量化。
细化方法有助于通过细节了解事物的客观真实状况,但如果要对事物进行相对准确的描述则还需要采用定量的方式。采用量化描述的方式可以对事物进行简单扼要的抽象,从而能够迅速在人们之间建立对于客观事物的整体印象。尽管我和许多读者素未谋面,但通过我的量化描述,大家可能会对我的形象有所了解。例如下面几组数据可供大家参考:
表0.1 身高体重信息表
 
身高(厘米)
体重(千克)
年龄(岁)
形象一
170
73
44
形象二
73
170
44
形象三
170
44
73
形象四
44
170
73
通过不同的数字组合可以看到我有不同的形象,您会认我是那种形象呢?标准答案是形象一。如果我非要坚称自己其他形象,我能想象出您会有什么样的表情。
通过典型的量化指标和量化数据,人们可以快速地形成对于事物的全面认识。但另一方面,量化描述必须基于细化支撑,否则有数字游戏之虞。就如有些和居民收入、平均工资相关的统计数据经常令人大跌眼镜,很多人都在开玩笑说自己“被小康了”或者“被增长了”。

其实人们对数据认识有差异的根源仍然在统计数据没有给出更为详细的分类数据,例如根据各个地域、行业、企业性质、受教育程度、年龄、性别给出相关的统计数据,想来会更贴近大多数人的感受。笼统地给出量化数据甚至会让人觉得更不可信,所以量化的前提是细化,细化的结果需要定量表述。细化量化相结合,才能将感性和理性相结合,才能将个人主观感受提炼出来以供他人参考。对于IT项目管理尤其如此,IT项目因为涉及技术因素较多,同时还经常面临较多的不确定性,以及所涉及的干系人众多,所以只有通过量化方式才能使得IT项目的各类干系人对于项目状态的认识趋于一致。对于项目状态的认识一致是建立干系人信任的基础,也是量化方法的核心作用。

结果图形化
“一幅图胜过千言万语”。仅仅在三十年前,阅读纸质书籍还是人们主要的消遣方式之一。但随着电视的普及,读书看报的领地被电视、网络、手机等社交媒体几乎侵蚀殆尽。中国的古典小说,《红楼梦》、《西游记》等塑造了大量的典型人物形象,例如体质羸弱、多愁善感的林黛玉,嫉恶如仇、忍辱负重的孙悟空等无不给读者留下了深刻的印象,但林黛玉、孙悟空到底应该是什么样的形象?演员陈晓旭和六小龄童将这两个角色演绎得惟妙惟肖,大家一看就能认出来,她就是林黛玉!他就是孙悟空!小说里可能费了千言万语来描摹人物的言谈举止、一颦一笑,而演员一举手一投足就让观众明白了长篇大论的描写,这就是视觉表现的艺术和效果。与那些默默无闻、无声无影的文字作品相比较,电影电视自然俘获了越来越多的受众。原因无它,人们更容易接受形象化而非符号化、感性化而非理性化的表现方式。尽管这种趋势在认识事物的本质方面可能会产生相应的信息损失,但人们理解图像、图形等视觉信息显然比文字信息要迅速得多[1],难怪有人又为当代赋予了一个新的特征,称为“读图时代”。
为了方便IT项目干系人,尤其是项目的外部干系人,例如客户、管理层等重要的项目干系人,能够全面快速地了解IT项目状况,也需要将量化数据的结果以图形化的方式呈现出来,使得客户和管理人员能够快速建立IT项目的“全息图”。细化量化相结合能够提炼项目的客观信息,但为了方便IT项目干系人能够更快速、一目了然地了解项目的状况,量化数据的图形化必不可少。例如可以采取趋势图、饼图、柱状图、甘特图、气泡图、箱线图等多种方式描述项目的进展状况,从而快速、全面地为IT项目决策提供支持和参考信息。

摘自曹济《IT项目量化管理》